Начинающим предпринимателям Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг — полный обзор понятия и пошаговая инструкция по переходу на бухгалтерский аутсорсинг + 4 простых совета как выбрать надежного аутсорсера бухгалтерских услуг

Здравствуйте, постоянные читатели и новые посетители сайта «ХитёрБобёр»! Вас приветствует один из авторов бизнес-журнала Анна Медведева. В нашей статье мы рассмотрим новое для многих понятие — аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Сегодня вы узнаете:

  • От чего зависит стоимость аутсорсингового бухгалтерского обслуживания?
  • Кто предлагает качественный аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета?
  • Как выбрать подрядчика бухгалтерских услуг?

Статья будет полезна как владельцам и руководителям крупных предприятий, так и представителям малого и среднего бизнеса. А также всем, кто старается следить за новыми направлениями в сфере предпринимательства, поскольку аутсорсинг в нашей стране начал развиваться сравнительно недавно и далеко не всем знаком.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Содержание
  1. Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и когда он может понадобиться?
  2. Что включает в себя бухгалтерский аутсорсинг — обзор ТОП-5 основных функций
  3. Как перейти на аутсорсинг бухгалтерских услуг — пошаговая инструкция для начинающих бизнесменов
  4. Бухгалтерский аутсорсинг на выгодных условиях — обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг
  5. Как выбрать надежного аутсорсера бухгалтерских услуг — 4 полезных совета новичку
  6. 4 золотых правила для эффективной работы с подрядчиком
  7. Заключение

1. Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и когда он может понадобиться?

Аутсорсинг представляет собой привлечение к сотрудничеству сторонних организаций, которые берут на себя часть обязанностей в работе предприятия. Касается это тех сфер, которые не являются основными в деятельности организации.


Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это полная передача ведения бухгалтерии предприятия в руки аутсорсинговой фирмы, компетентной в данной сфере, либо одиночного специалиста-аутсорсера.

Основные цели и причины перехода на аутсорсинг:

  • снижение рисков (штрафов, пени или даже принудительного закрытия организации);
  • снижение расходов (что особенно актуально в условиях кризиса или малой финансовой активности предприятия);
  • повышение гибкости бизнеса;
  • уменьшение числа штатных сотрудников;
  • небольшой доход компании;
  • невозможность содержать офисное помещение;
  • открытие филиалов;
  • деятельность иностранных компаний.

Пример

Крупная германская корпорация открывает представительство в Москве. Не имея опыта работы в РФ и не будучи осведомленными во всех тонкостях финансового законодательства в России, представители пришли к выводу, что самостоятельно заниматься бухгалтерией будет сложно и невыгодно.

Проанализировав рынок аутсорсинговых услуг, руководство компании остановилось на подходящей фирме, подписало контракт и по сей день довольно сотрудничеством.

Нововведение может оправдать себя на 100%, а может оказаться совершенно нерентабельным. Поэтому нужно хорошо изучить вопрос. И не только саму идею, но и приемлемость ее в вашем конкретном случае.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга:

Преимущества Недостатки
1 Снижение расходов на содержание штатной бухгалтерии (зарплата, налоги, содержание помещения и оборудования, приобретение специальных программ, повышение квалификации персонала). Не очень удобно контролировать ведение бухгалтерской отчетности, поскольку специалист может находиться от вас на расстоянии.
2 Отсутствие человеческого фактора (отпуска, больничные, декретные и другие ситуации, когда бухгалтер временно отсутствует). Специалисты сторонней организации могут не вполне разбираться в особенностях производственных процессов вашей компании.
3 Высокий уровень подготовки аутсорсинговых специалистов, большой опыт и постоянная осведомленность в новшествах законодательства. Высококачественное обслуживание возможно только при сотрудничестве с надежной фирмой-аутсорсером, найти которую не очень легко.
4 Возможность сосредоточить все ресурсы предприятия на основной деятельности. Придется наладить процесс взаимодействия с компанией-аутсорсером и уделять этому какое-то время, а то и выделить для этого специального сотрудника.

Дополнительные подробности вы найдете в обзорной статье «Аутсорсинг».

2. Что включает в себя бухгалтерский аутсорсинг — обзор ТОП-5 основных функций

Обращаясь к услугам фирмы-аутсорсера, вы получите полное бухгалтерское обслуживание вашего предприятия, которое не ограничится только ведением плановой отчетности. Функции аутсорсера весьма многообразны. Рассмотрим главные из них.


Функция 1. Обработка и систематизация первичной документации

Это работа со всеми документами, необходимыми для оформления отчетности. Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, выписки из счетов, товарные чеки, платежные поручения, приходные и расходные ордера и другие бумаги входят в этот список.

Кроме того, правильность оформления и хранения первичных документов всегда попадает в поле зрения налогового органа во время плановой или внеплановой проверки. Если имеются несоответствия действующему законодательству, аутсорсинговая фирма приведет ваш архив в порядок.

Функция 2. Создание первичного регистра бухгалтерского учета

Это документ, в котором в произвольной форме отражаются данные первичной документации. Регистры систематизируют информацию, а их составление является подготовительным этапом перед составлением отчетности.

В первичном регистре отображаются уже не исходные, а операционные данные. Составляется он обычно в виде таблицы, куда вносятся все данные первичных документов.

Функция 3. Автоматизация бухучета

Финансовая деятельность предприятия отражается в большом количестве документов. Чтобы вся документация содержалась в надлежащем порядке, была введена обязательная автоматизация, и бухгалтерия стала едва ли не первым ее объектом.

В финансовом законодательстве постоянно появляются новые положения. Фирма-аутсорсер, которая специализируется только на бухгалтерских услугах, обычно всегда в курсе всех новостей своей отрасли и быстро обзаводится новыми версиями бухгалтерских программ.

Функция 4. Ведение первичной документации

Чтобы верно составить бухгалтерскую и налоговую отчетность, необходимо уметь правильно заполнять первичную документацию. Аналогичные навыки необходимы для составления полного перечня доходов и расходов организации.

Ведение первичной документации требует досконального знания норм, правил и методик расчета налогов. Ведь от этого зависит вся финансовая сторона работы вашего предприятия.

Функция 5. Формирование и сдача налоговой отчетности

Налоговый кодекс предписывает сдавать отчетность в довольно жесткие сроки. Предусмотрена и специальная форма заполнения налоговой декларации. Как первое, так и второе должно строго соблюдаться.

Специалисты фирмы-аутсорсера, будучи в курсе всех тонкостей, оформят все согласно стандартам. Если отчетность отправляется в электронном виде, для нее имеется специальная программа. В письменном — заказным письмом по почте либо лично в налоговом органе.

3. Как перейти на аутсорсинг бухгалтерских услуг — пошаговая инструкция для начинающих бизнесменов

Теперь посмотрим, как выглядит на практике весь процесс перевода бухгалтерии на аутсоринг. В принципе, ничего сложного. Главное — это системность действий.

Шаг 1. Анализируем состояние внутренних дел компании

Первым делом нужно определить, насколько целесообразно обращаться к услугам аутсорсинговой фирмы. Часто проблема кроется не в низком уровне квалификации бухгалтерского персонала, а в плохой организации работы.

Это может быть неравномерное распределение обязанностей между сотрудниками (кто-то перегружен и просто физически не успевает все сделать, а кто-то сидит без дела). Или же другие отделы не вовремя сдают в бухгалтерию документы, необходимые для дальнейшей обработки.

Шаг 2. Принимаем решение о передаче бухгалтерии компании-подрядчику

Теперь необходимо определить разницу в оплате труда штатных бухгалтеров и сотрудников фирмы-аутсорсера. Для наглядности советуем прописать все в сравнительной таблице (желательно — в финансовом выражении).

Из чего складывается стоимость аутсорсерских бухгалтерских услуг? Либо это полностью ведение бухгалтерии, либо базовый тариф, либо выполнение каких-то отдельных операций. Услуги могут быть как разовыми, так и постоянными.

Вариант частичной передачи дел на аутсорсинг тоже стоит иметь в виду. Однако, практика показывает, что передача полного комплекса бухгалтерской работы аутсорсеру позволяет экономить до 40-60%.

Шаг 3. Выбираем аутсорсинговую компанию

К выбору нужно подойти более чем основательно. От того, насколько профессионально работает фирма-аутсорсер, во многом будет зависеть успешность вашего предприятия.

Как перейти на аутсорсинг бухгалтерских услуг

На что следует обращать пристальное внимание при выборе аутсорсинговой компании:

  • известность, период существования и репутация фирмы;
  • наличие тестового периода;
  • юридически грамотно составленный договор;
  • гарантия конфиденциальности;
  • наличие бесплатного экспресс-аудита;
  • гибкая система ценообразования;
  • представление фирмой ваших интересов в налоговых органах;
  • возможность проведения для вас налоговой оптимизации;
  • высокий уровень профессиональной подготовки сотрудников фирмы-аутсорсера;
  • доступ к онлайн-бухгалтерии.

Шаг 4. Разрабатываем условия контракта

Договор об аутсорсинге в основе своей является договором оказания услуг.

При его составлении мы советуем уделить особое внимание следующим пунктам:

  • перечень услуг, которые будут оказываться;
  • сроки предоставления информации и результатов;
  • степень ответственности;
  • условия расторжения контракта.

Четко прописав все пункты, не допуская формулировок, которые можно толковать двояко, вы обезопасите себя от возможных ошибок и, следовательно, получите сотрудничество на высшем уровне.

Шаг 5. Заключаем договор

Контракт на аутсорсинговые услуги может заключаться на разные сроки. Законом это не регламентировано и зависит полностью от задач, которые вы поставите. Когда будете составлять договор, пропишите также возможность его последующего пролонгирования (продления).

Рекомендуем предусмотреть и возможность расторжения контракта одной из сторон до истечения оговоренного срока с возмещением убытков или оплатой понесенных расходов. Здесь стоит особо позаботиться об условиях передачи информации.

Шаг 6. Переходим на новый формат работы

Расходы на оплату услуг аутсорсинговой компании относятся к управленческим расходам и расписываются в договоре. При этом налог на добавленную стоимость не учитывается.

Если в какой-то период времени бухгалтерская документация не велась из-за отсутствия главного бухгалтера, то специалисты организации-аутсортера вполне могут заняться восстановлением учета. Нужно лишь заранее прописать это в договоре.

Шаг 7. Организовываем механизм взаимодействия и контроля с аутсорсером

После подписания договора вам нужно передать аутсорсинговой фирме всю бухгалтерскую документацию. Это договоры купли-продажи, договоры поставок и услуг, трудовые приказы, документы на приобретение основных средств и все остальное.

Когда заканчивается квартал и отчетный период, вам нужно сдать в налоговый орган соответствующие документы с подписью. Когда же аутсорсинговая компания сдает годовой отчет, необходимо составить общий реестр всех документов, которые за прошедший год вы передавали ей. Вся эта документация возвращается вам обратно вместе с описью.

В рубрике «Начинающим предпринимателям» читайте также об особенностях аутсорсинга персонала.

4. Бухгалтерский аутсорсинг на выгодных условиях — обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг

Как мы уже упоминали, останавливать свой выбор на аутсорсинговой компании следует после особо тщательного анализа. Мы выбрали несколько фирм и предлагаем вам ознакомиться с их послужным списком.

1) «Мое дело»

Мое делоКомпания «Мое дело» примечательна прежде всего тем, что основывает работу на самых современных технологиях. Полная интернет-бухгалтерия — от обработки первичной документации до сдачи отчетности.

Работа сервиса «Мое дело» построена так, что она идеально подходит для УСН, ЕНВД, ОСНО и Патента.

Вам предлагается на выбор 4 тарифа:

  1. «Отчетность в ФНС» — для ИП без сотрудников. Формируется и отправляется отчетность ЕНВД или нулевые по УСН.
  2. «Без сотрудников» — для ИП и ООО без сотрудников. Рассчитываются налоги и взносы. Формируется и отправляется отчетность. Подготавливаются первичные документы и выставляются счета. Осуществляется складской учет. Проводятся консультации экспертов.
  3. «До 5 сотрудников» — для ИП и ООО со штатом до 5 сотрудников. К услугам предыдущего тарифа добавляется учет по сотрудникам.
  4. «Максимальный» — для ИП и ООО со штатом до 100 сотрудников. Все услуги, аналогично предыдущему тарифу, с учетом количества работников.

Помимо того, что сервис сам выполняет всю бухгалтерскую работу, учтен фактор времени. Все операции осуществляются мгновенно — выгрузка платежных поручений для отправки в банк, формирование, проверка и отправка отчетов, сверка с ФНС на предмет наличия задолженности, расчет взносов, зарплат и других платежей.

Онлайн-сервис абсолютно прозрачный — ваша бухгалтерия всегда для вас открыта. Можно контролировать статусы сданной отчетности и уплаты налогов и отслеживать уведомления из налоговой. Кроме того, можно самостоятельно выставлять счета клиентам и даже проверять будущих контрагентов на надежность.

Мобильное приложение поможет полностью отслеживать движение денежных средств по всем расчетным счетам. То есть вы сможете в любой момент проверить состояние ваших дел.

На ресурсе даются, в том числе в онлайн-режиме, обширные консультации — юриста, кадрового специалиста и налогового консультанта. Зайдя на сайт компании Мое Дело, можно получить всю необходимую информацию.

При том, что компания несет полную ответственность за свои действия, она объявляет еще и о том, что вся ее ответственность застрахована на 100 000 000 рублей. Цифры довольно внушительные.

2) «Бухгалтерия Плюс»

Бухгалтерия плюсКомпания работает с 2009 года и специализируется в области бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Большая часть специалистов «Бухгалтерии Плюс» — члены Палаты налоговых консультантов и имеют опыт работы в госструктурах.

В спектре оказываемых услуг абонентское обслуживание, бухучет, кадровое делопроизводство, возврат НДС, сопровождение налоговых проверок.

Услуги предоставляются любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

3) «Профессиональные решения»

Профессиональные решенияПолный комплекс бухгалтерских и юридических услуг. Компания работает более 10 лет и содержит в штате только высококвалифицированных специалистов, постоянно повышающих свой профессиональный уровень.

Индивидуальный подход к каждому клиенту, гибкая ценовая политика и полностью прозрачные отношения с заказчиками составляют основу сотрудничества фирмы со своими клиентами.

4) «Wiseadvice»

WiseadviceЯвляясь дочерней компанией 1С и членом Ассоциации Европейского Бизнеса, фирма содержит в штате около 200 сотрудников и имеет в списке уже более 5000 клиентов.

Полный или частичный аутсорсинг бухгалтерии, оценка и грамотные консультации, а также калькулятор расчета цены услуг прямо на сайте. Плюс некоторые приятные бонусы.

5) «Гарант АРС»

Гарант АРСПолный комплекс услуг по организации, ведению и восстановлению бухучета. Компания использует новейшие технологии и предлагает удаленное сопровождение.

Работая с 2000 года, коллектив «Гарант АРС» может гордиться солидным опытом и высоким профессиональным уровнем. Компания — одна из первых в своей сфере и считается надежным партнером.

5. Как выбрать надежного аутсорсера бухгалтерских услуг — 4 полезных совета новичку

Даже в том случае, когда вы обращаетесь к фирме-аутсорсеру по рекомендации, советуем проявить некоторую бдительность. Прислушайтесь к следующим советам.

Совет 1. Уточните, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

Это одно из самых серьезных требований, которые предъявляются к бухгалтерским услугам. Это очень важно, поскольку фирме, которая будет заниматься вашей бухгалтерией, станут известны все нюансы работы вашего предприятия.

Как выбрать аутсорсера бухгалтерских услуг

Поэтому в договоре должен обязательно присутствовать пункт об условиях конфиденциальности информации. Как вариант — можно заключить дополнительное соглашение.

Вам нужно получить гарантию от аутсорсера и в том, что все данные (хоть в бумажном, хоть в электронном виде) сохранятся неизменными, а доступ к ним будут иметь лишь доверенные лица.

Совет 2. Узнайте о наличии тестового периода оказания бухгалтерских услуг

Один из признаков солидности фирмы — это когда она может себе позволить за минимальную оплату или же вообще без нее предложить вам тестовый период оказания услуг, чтобы вы смогли оценить уровень выполнения работ.

Это будет говорить не только о хорошем финансовом положении компании, но и о ее уверенности в качестве услуг, которые она предоставляет. В серьезной фирме знают, что экономия на тестовом периоде зачастую приводит к потере потенциального клиента.

Совет 3. Обращайте внимание на известность и репутацию фирмы

Хорошо зарекомендовавшие себя компании существуют не менее 10 лет, имеют множество довольных клиентов и в поиске таковых не нуждаются, поскольку пользователи находят их сами. Такие компании находятся на хорошем счету и у налоговых органов.

Поскольку конкуренция велика, фирма должна держать высокий уровень не только в сотрудничестве с другими организациями, но и внутри организации. Выявляется это в процессе внутреннего аудита.

Совет 4. Внимательно изучайте отзывы клиентов

Мнение независимых клиентов во многом поможет оценить уровень работы компании-аутсорсера. Отзывы можно посмотреть на сайте фирмы, на форумах, в соцсетях, в профессиональных рейтингах, СМИ и других источниках.

Воспользуйтесь личными рекомендациями — наверняка кто-либо из ваших знакомых или партнеров по бизнесу уже имеет опыт подобного сотрудничества. Особое внимание уделяйте отрицательным отзывам — положительные не всегда могут отражать реальную картину, а вот отрицательные обычно правдоподобны (конечно, если они вообще есть).

О том, на что нужно ориентироваться при выборе аутсорсера, советуем посмотреть интересный и полезный видеоролик.

6. 4 золотых правила для эффективной работы с подрядчиком

Для плодотворного взаимодействия со сторонней организацией недостаточно только заключить юридически грамотный договор и соблюдать все его пункты. В любом сотрудничестве немаловажную роль играет человеческий фактор.

Правило 1. Сочетайте доверие и контроль

Поскольку вы вручаете посторонним специалистам свою финансовую документацию, естественно, что должно быть доверие. Однако просто доверие — не вполне уместный для бизнеса фактор. Оно должно быть также четко оговоренным.

Обычно в контракте не прописывается штат сотрудников, которые будут заниматься вашей бухгалтерией. Кроме того, в ходе процесса они могут меняться. Если же для вас важно, чтобы только какие-то конкретные специалисты работали с вашим предприятием, список нужно утвердить в договоре.

Прописывается при этом и то, как будет проходить отчет компании-аутсорсера перед заказчиком. Не нужно особо активно требовать строгого выполнения этого пункта, но и игнорировать фактор проверки тоже не стоит. Вы заказчик и вы имеете право быть в курсе всех операций, которые проводятся с вашими документами.

Правило 2. Четко разграничивайте ответственность каждой стороны

Стандартным договором об аутсорсинговых услугах предусмотрено, что фирма-аутсорсер полностью несет ответственность за качество и своевременность выполняемых работ. Если упущены сроки, неправильно составлена отчетность, неверно произведены расчеты — в любом подобном случае штрафы и пеню будет платить исполнитель.

Заказчик же в свою очередь обязан предоставлять вовремя и в надлежащем виде все бумаги, необходимые для бухгалтерских проводок.

Степень ответственности каждой стороны обязательно должна оговариваться устно и фиксироваться документально. Это станет залогом успешного сотрудничества.

Правило 3. Устанавливайте четкие дедлайны

Вместе с представителем аутсорсинговой организации вам нужно определить, когда специалист будет приходить к вам за необходимыми документами, когда вам будут предоставлять информацию о сдаче отчетности в налоговый орган, когда вы будете осуществлять выездную проверку. И прочие рабочие моменты.

В контракте нужно обязательно указывать все сроки, частоту и продолжительность встреч, конференц-звонков и совещаний, на которых будет присутствовать представитель компании-аутсорсера. Такое планирование поможет избежать разногласий и сделает сотрудничество максимально продуктивным.

Правило 4. Цените вклад каждого специалиста

И, безусловно, уважайте труд сотрудников. Компании-аутсорсеры специализируются в своей области и только в ней. В них работают профессионалы своего дела, которые нарабатывают опыт годами, постоянно повышают профессиональный уровень и следят за всеми новшествами в законодательстве.

Уважайте работу аутсорсера

Специалистам, которые будут работать с вами, придется вникать в специфику вашего бизнеса, а на каждом предприятии она своя. Поэтому профессионал в любом случае выполняет работу более обширную, чем предписано договором.

Каким вы выстроите взаимодействие с исполнителем, таким и будет сотрудничество. А в основе сотрудничества на высшем уровне лежит именно взаимоуважение и доверие.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в статье «Кадровый аутсорсинг».

7. Заключение

Подведем итоги. Аутсорсинг бухгалтерских услуг активно развивается в нашей стране. При четкой оценке вашего бизнеса и правильном подходе он поможет сэкономить немало средств и даст вам дополнительную возможность сосредоточить все усилия на основной деятельности.

Дорогие друзья! Используйте разные возможности для продвижения вашего предприятия. Коллектив нашего сайта желает вам процветания, увеличения прибыли и успехов в бизнесе! Ждем от вас комментариев, оценок и предложений.

Рассказать друзьям:

Оцените статью: Очень плохоПлохоУдовлетворительноХорошоОтлично
(0 оценок, средняя: 0,00 из 5)
Loading...

Оставьте первый комментарий

:-) :-D ;-) :-| [star] [good] [flower] [present] [:-))] [:-|] :00 :000)