Абонентское бухгалтерское обслуживание — пошаговая инструкция как заказать за 5 шагов + порядок действий при некачественном обслуживании

Всем привет! Сегодня я, Алла Просюкова — бухгалтер-эксперт, предлагаю поговорить об абонентском бухгалтерском обслуживании. В подтверждение актуальности темы я хочу рассказать вам случай из моей практики.

Ко мне обратилась оптовая компания, торгующая снеками, по поводу формирования и сдачи годовой отчетности. Необходимость назрела, так как штатный бухгалтер серьезно заболела и не могла больше работать, а сроки поджимали.

Оптовики остались довольны нашим сотрудничеством. Я предложила им полностью перейти на абонентское обслуживание. Такая форма позволила бы заказчику «забыть» о бухучете своей компании. Однако они сказали, что им удобнее и дешевле делать все самим, а в отчетные периоды прибегать к услугам аутсорсера.

Что из этого вышло? Через 6 месяцев им не просто понадобилась моя помощь на постоянной (абонентской) основе, но и потребовалось восстановление бухучета, что повлекло дополнительные расходы.

Так может быть, лучше сразу узнать все особенности такой формы учета вашего бизнеса, взвесить все «за» и «против» и принять верное решение? А я помогу вам в этом!

1. Что такое абонентское бухгалтерское обслуживание

Что такое бухгалтерское обслуживание, вы, уважаемые читатели, наверняка, слышали. Это, когда учет деятельности компании отдают на ведение в стороннюю специализированную аутсорсинговую фирму.

Это сотрудничество бывает как разовым, так и на постоянным в виде абонентского обслуживания. Заказчик за такие услуги оплачивает ежемесячную фиксированную плату.

Абонентское бухгалтерское обслуживание имеет целый ряд преимуществ для заказчика:

• экономия средств на оплату труда бухгалтеров;
• гарантии качественного результата;
• отпадает необходимость организации рабочего места для штатных сотрудников;
• не нужно оплачивать больничные, отпуска, отчисления от оплаты труда;
• нет необходимости тратиться на обучение персонала и повышение его квалификации.

Но самое главное отличие абонентского обслуживания от разовых бухуслуг — это глубокое погружение аутсорсеров в специфику бизнеса заказчика.

Абонентское бухгалтерское обслуживание юридических лиц позволяет значительно сэкономить.

Пример

ООО «Стройснаб» катастрофически не везло с бухгалтерами. Намучившись, руководство компании решило передать учет аутсорсерам.

Разумеется, хотелось непросто отдать бухучет в надежные руки, но и сэкономить. Компания-исполнитель «Ваш бухгалтер» оценила свои услуги 20 тыс. руб. ежемесячно.

Для принятия решения ООО «Стройснаб» провело сравнение затрат на штатного бухгалтера со стоимостью бухобслуживания:

Полученный результат убедительно доказал экономическую пользу от услуг ООО «Ваш бухгалтер».

2. Какие бывают виды абонентского бухгалтерского обслуживания — ТОП-3 главных вида

Несмотря на то, что абонентское обслуживание подразумевает сотрудничество на постоянной основе, оно бывает нескольких видов.

Рассмотрим 3 наиболее востребованные.

Вид 1. Полное бухгалтерское сопровождение

Полное бухсопровождение деятельности компании-заказчика предполагает передачу всех участков бухгалтерского, налогового и кадрового учета.

Аутсорсеры берут на себя обязательства по:

• составлению и обработке первички;
• начислению заработной платы, отпусков и больничных;
• учету материалов, имущества и производства;
• составлению и представлению всех видов отчетности в налоговую, фонды и прочие инстанции.

Вид 2. Частичное обслуживание

Частичное обслуживание на абонентской основе тоже имеет место.

В этом случае заказчик передает, а исполнитель-аутсорсер принимает на себя отдельные обязательства на постоянной основе — например, формировать и сдавать отчетность. Или начислять/перечислять зарплату, вести необходимую отчетность по этому участку. Вариантов масса.

Такое обслуживание позволяет разгрузить штатных бухгалтеров, организовать на должном уровне учет на наиболее сложных участках.

Вид 3. Консультативные услуги

Любому специалисту, даже супер-опытному бухгалтеру, время от времени требуется совет профессионала, консультация профильного специалиста, отвечающего за свои действия.

Такие консультационные услуги можно получать на постоянной основе, заключив с бухгалтерской фирмой договор на абонентское консультационное обслуживание.

3. Что входит в абонентское бухгалтерское обслуживание — 4 основные услуги

Абонентское бухгалтерское обслуживание оформляют на одну или несколько услуг.

Сегодня я расскажу о 4 наиболее популярных.

Услуга 1. Ведение налогового учета

Налоговый учет — это, пожалуй, один из самых сложных участков. Как показывает практика, именно здесь возникает больше всего ошибок. Трудности с налоговым учетом испытывают не только начинающие бухгалтеры, но и их более опытные коллеги.

Чтобы избавиться раз и навсегда от этих проблем, доверьте налоговый учет аутсорсерам. Их опыт и профессионализм гарантируют ваше спокойствие.

Отныне бухгалтерское обслуживание ООО, ИП или любой другой организационной формы вашего бизнеса будет всегда находиться на должном уровне.

Услуга 2. Начисление зарплаты и других выплат сотрудникам

Если у вас в компании много сотрудников, применяется несколько видов начислений зарплаты, при этом у вас нет отдельного расчетчика и вы хотите разгрузить своего бухгалтера, то решение всех этих проблем — передача этого непростого участка на абонентское бухгалтерское обслуживание в специализированную фирму.

Ее специалисты качественно и в срок:

• начислят заработную плату;
• рассчитают больничные листы;
• посчитают очередной или учебный отпуска;
• удержат и перечислят НДФЛ в налоговую;
• произведут отчисления во внебюджетные фонды;
• составят и сдадут в контролирующие органы все необходимые отчеты.

Услуга 3. Формирование регистров налогового и бухгалтерского учета

Ещё одна востребованная услуга бухгалтеров-аутсорсеров — формирование регистров налогового и бухгалтерского учета.

Именно на их основании составляют бухгалтерскую и налоговую отчетность. Важно, чтобы в них содержалась корректная информация.

Услуга 4. Регулярная сдача отчетности в соответствующие инстанции

Юрлица составляют и представляют в различные инстанции множество разнообразных отчетов и расчетов. У всех у них различная периодичность сдачи, сроки и состав. По статистике именно за нарушение сроков представления отчетности компании чаще всего подвергают санкциям и штрафам.

Заказав услугу в аутсорсинговой компании, вы больше не держите все это в памяти. Ваша отчетность будет сформирована в полном объеме и сдана точно в установленные сроки.

4. Как заказать абонентское бухгалтерское обслуживание — 5 простых шагов

Заказать бухобслуживание будет несложно, если знать алгоритм этого процесса.

Давайте вместе рассмотрим основные этапы.

Шаг 1. Выбираем компанию по предоставлению бухгалтерских услуг

Самый важный и самый ответственный шаг — выбрать фирму-аутсорсера с отличной деловой репутацией, профессиональными сотрудниками, практическим опытом в сфере деятельности вашей компании.

В век интернет-технологий территория поиска исполнителя расширяется почти до бесконечности. Можно ограничиться только своим городом, а можно воспользоваться Яндексом и поискать удаленного исполнителя с его помощью.

Подбирая кандидата, рекомендую обращать внимание на:

• срок деятельность фирмы в сфере аутсорсинга бухуслуг;
• практический опыт у сотрудников будущего партнера;
• наличие у компании сайта и качество его наполнения;
• отзывы клиентов.

Еще больше советов смотрите в видео.

Шаг 2. Консультируемся и обговариваем стоимость услуг

Определив кандидата, обсудите условия сотрудничества и стоимость обслуживания. Задавайте вопросы, выясняйте все непонятные моменты. Узнавайте о действующих на данный момент акциях, так вы сможете получить значительные скидки.

Шаг 3. Заключаем договор и оплачиваем услуги

Как правило, у компании-исполнителя имеется заранее разработанный шаблон договора на свои услуги. Перед подписанием читайте внимательно все его разделы. Особое внимание обращайте на гарантии, которые представляет аутсорсер на свои услуги.

После подписания договора оплачиваем услуги на основании полученного счета, либо по банковским реквизитам из договора.

Шаг 4. Предоставляем документацию для ознакомления

Факт оплаты позволяет приступить непосредственно к бухобслуживанию. Условиями договора предусматривается порядок представления первички и прочей необходимой документации заказчика на обработку исполнителям.

Документы предоставляем в виде заверенных копий при реестре (если порядком предусмотрена передача первички на бумажном носителе). Либо в виде сканов с сопроводительным письмом, если учет ведется удаленно.

Шаг 5. Организовываем систему контроля за регулярной сдачей отчетности

Несмотря на то, что вы тщательно отбирали бухгалтерскую фирму и доверили ей учет своего бизнеса, контроль за качеством оказываемых услуг и сдачей отчетности не помешает.

Если в вашей компании есть штатный бухгалтер, то контрольные процедуры можно возложить на него. Если нет, то этим придется заняться самому директору или другому уполномоченному лицу.

Составьте календарь сдачи отчетности для вашей фирмы. За основу возьмите календарь бухгалтера с сайта налоговиков.

5. Профессиональное бухгалтерское обслуживание — обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг

Решив передать учет своей компании аутсорсерам по договору на абонентское бухгалтерское обслуживание, важно выбрать «правильного» партнера.

Ознакомьтесь с моими рекомендациями. В них только компании, предлагающие качественные услуги, с отличной деловой репутацией. Возможно, это то, что вам нужно!

1) Мое дело

«Моё дело» — бухгалтерский сервис для предпринимателей, ведущих учет самостоятельно и профессиональных бухгалтеров.

Если пользователь не хочет или не может по каким-либо причинам вести бухгалтерию своей фирмы собственноручно, специалисты сервиса готовы взять эту обязанность на себя.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга от «Моё дело»:

• учет ведется командой профессионалов, возглавляемой главбухом;
• каждый участок клиентского учета закрепляется за экспертом именно в этой сфере;
• двойной уровень контроля: главбухом и внутренним аудитором;
• закрепляется персональный бизнес-ассистент;
• 100% возмещения ущерба, допущенного по вине аутсорсеров.

Кроме интернет-бухгалтерии и бухгалтерского аутсорсинга, «Моё дело» предлагает:

• регистрацию бизнеса онлайн;
• бухгалтерское бюро;
• клуб предпринимателей;
• проверку контрагентов.

50 тысяч представителей малого и среднего бизнеса, выбравших этот сервис, отмечают доступные цены на его услуги, доброжелательную поддержку, профессиональные экспертные консультации.

2) РосКо

«РосКо – Консалтинг и аудит» («РосКо») — группа компаний, основанная в 2004 году.

Сферой деятельности компании служат:

• аудит;
• консалтинг;
• юридические услуги;
• бухгалтерское обслуживание;
• регистрационные услуги;
• кадровые услуги;
• аккредитационные услуги.

«РосКо» имеет в своем активе все необходимые лицензии, сертификаты и свидетельства. Ответственность компании застрахована. Больше информации о фирме, ее услугах можно найти на сайте компании.

3) ConsultProGroup Arco

«КонсалтПрофиГрупп АРКО» — компания, предлагающая услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета предприятий и организаций самых различных сфер деятельности.

Торговля и туризм, строительство и производство, общепит и сфера услуг — все это области, в которых сотрудники компании по праву считаются высококлассными специалистами.

«КонсалтПрофиГрупп АРКО» предлагает своим клиентам тарифы на обслуживание на любой вкус и финансовые возможности.

Тарифы на абонентское бухгалтерское обслуживание:

6. Что делать при некачественном бухгалтерском обслуживании — порядок действий

Вероятность столкнуться с непрофессионалами есть всегда. Они «водятся» в различных сферах. Много их и среди компаний, оказывающих бухуслуги.

Что делать, если вам «повезло» и ваш аутсорсер предоставляет некачественное бухобслуживание вашей фирмы? Держите мою пошаговую инструкцию на этот случай.

Действие 1. Сообщаем представителям компании-аутсорсера о низком качестве услуг

Заметив проблемы с бухобслуживанием, не откладывайте разговор с представителем компании-аутсорсера. Причем рекомендую сообщать о выявленных проблемах лицу, которое подписывало от имени фирмы-исполнителя договор на абонентское бухгалтерское обслуживание.

Помните: чем быстрее вы поставите в известность исполняющую сторону о низком качестве их услуг, тем легче будет решить проблему, и тем больше вы сэкономите своих денег.

Действие 2. Собираем документы, подтверждающие этот факт

Любая претензия должна быть обоснованной, желательно документально подтвержденной. Чтобы ваше заявление о некачественном бухобслуживании не было голословным, заранее подготовьте документы, подтверждающие сей факт.

Примеры таких документов:

• акты налоговых проверок;
• требования об уплате штрафов, пени по налогам и взносам;
• неправильно оформленная первичка;
• несоответствие синтетического и аналитического учета;
• претензии от контрагентов за несвоевременную оплату их товаров/услуг;
• нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы.

Действие 3. Разрываем договор на оказание бухуслуг

Факт некачественного обслуживания доказан. Отношения выяснены, разумеется, цивилизованно. Настал момент расторжения договора. Здесь важно правильно его оформить.

Расторжение договора возможно:

• по соглашению сторон;
• по решению суда.

Еще на стадии заключения договора следует предусмотреть возможность расторжения договора в одностороннем порядке. В последующем это сбережет вам нервы и время.

Заранее пошлите почтой или вручите лично заявление (уведомление) о прекращении сотрудничества в одностороннем порядке. За основу можно взять уведомление об одностороннем отказе от договора, которое я для вас приготовила.

Соглашение о прекращении сотрудничества всегда оформляйте в письменном виде, с подписями обеих сторон.

Если все-таки исполнитель не желает прекращать сотрудничество на ваших условиях, тянет время и чинит препятствия, то советую обратиться за профессиональной юридической помощью, например, в компанию «Правовед».

Специалисты компании — профессионалы с большим практическим опытом. Они готовы проконсультировать вас как платно, так и бесплатно. Причем у вас есть уникальная возможность задать свой вопрос сразу нескольким юристам. Такой подход позволяет легко и быстро найти оптимальное решение.

Задать вопрос можно прямо на сайте компании, либо позвонив по телефону. Обратившись в компанию, вы получите ответ на свой вопрос в кратчайшие сроки: время ответа в среднем составляет не более 15 минут.

Не осложняйте ситуацию, сразу обращайтесь к профессионалам.

Действие 4. Находим нового исполнителя

Договор расторгнут. Перед вами снова стоит проблема: кому теперь доверить учет своей компании. Проанализируйте опыт прошлого сотрудничества, рассмотрите все его «плюсы» и «минусы».

Возможно, вы захотите иметь штатного бухгалтера. А может быть, несмотря на неудачный опыт аутсорсингового обслуживания, вы доверитесь сторонним исполнителям еще раз.

В этом случае не спешите и не повторяйте прошлых ошибок. Тщательно отбирайте претендента. О том, как это сделать, я писала выше.

7. Заключение

Итак, подведем итог. Абонентское бухгалтерское обслуживание — ведение на постоянной основе бухучета компании сторонней бухгалтерской фирмой.

Качество, отсутствие претензий со стороны контролирующих органов, экономия фонда оплаты труда, снижение затрат — основные преимущества такого сотрудничества.

Вопрос к читателям

Если бы вам пришлось выбирать между штатным бухгалтером и компанией-аутсосером, кому бы вы отдали предпочтение? И почему?

Пусть ваш бизнес будет успешным, а учет качественным! Комментируйте статью, оставляйте отзывы, ставьте лайки в соцсетях! Мы ценим ваше мнение!

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта "ХитёрБобёр.ru" (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа "Машук-2011”.

Похожие записи:

Бухгалтерское сопровождение ИП — как заказать услугу для ИП: пошаговая инструкция для новичков + обзор ТОП-3 аутсорсинговых компаний

Бухгалтерское обслуживание юридических лиц — 7 основных этапов оказания услуги + профессиональное бухгалтерское обслуживание юридических лиц

Возврат долгов с физических лиц — инструкция как вернуть долг за 7 шагов + порядок действий при продаже долга