Главная Финансовые услуги Бухгалтерское сопровождение

Бухгалтерское сопровождение — как заказать услугу за 7 шагов: инструкция для новичков + советы по выбору компании

Что такое комплексное сопровождение бухгалтерского учета? Как заказать полное бухгалтерское сопровождение предприятия? Кто предоставляет услуги?

Всем привет! С вами Алла Просюкова и онлайн-журнал «ХитёрБобёр».

Не удивляйтесь, но свою сегодняшнюю публикацию я начинаю с одного старого анекдота:

«На камеральной проверке инспектор говорит:
– У вас не идет баланс: актив и пассив не равны.
Бухгалтер:
– А где написано, что они должны быть равны?».

Если для вас это не анекдот, а реалии вашего бизнеса, если ваш бухгалтер — точная копия этого горе-спеца, если бухучет вы ведете самостоятельно и тоже не понимаете, почему актив и пассив бухгалтерского баланса должны быть равны, то моя новая статья — как раз то, что вам нужно.

Она поможет ответить на все основные ваши «зачем» и «почему», предложит оптимальный выход из сложившейся ситуации. Из нее вы узнаете, как с помощью стороннего сопровождения бухучета вашей компании избавиться от «головной боли» по этому поводу.

Читайте, получайте полезную информацию и наводите порядок в учете своей фирмы.

Бухгалтерское сопровождение

Содержание
  1. Что такое бухгалтерское сопровождение
  2. Когда следует задуматься о бухгалтерском сопровождении — обзор основных ситуаций
  3. Как заказать полное бухгалтерское сопровождение — пошаговая инструкция
  4. Где заказать услуги бухгалтерского сопровождения — обзор ТОП-3 экспертных компаний
  5. Как выбрать компанию по предоставлению услуг бухгалтерского обслуживания — 5 простых советов
  6. Заключение

1. Что такое бухгалтерское сопровождение

Хотя услуга по бухгалтерскому сопровождению — не новинка в этой области, многие до сих пор не имеют четкого представления о том, что скрывается под этим определением.

Давайте разбираться!

Бухгалтерское сопровождение — услуга по ведению бухучета вашей организации сторонними бухгалтерскими фирмами.

Сопровождение бывает полным (комплексным) либо выборочным.

Комплексное сопровождение обычно включает в себя:

  • ведение бухучета клиента с помощью выбранной специализированной программы;
  • составление первичной документации по учету деятельности компании-заказчика;
  • формирование и представление всех видов бухгалтерской и налоговой документации;
  • расчеты по оплате труда и кадровый учет;
  • кассовые операции;
  • работа в системе Клиент-банк.

Выборочное (частичное) обслуживание подразумевает услугу по ведению учета одного или нескольких участков клиентской компании. Например, учет имущества, учет материалов и т. д.

2. Когда следует задуматься о бухгалтерском сопровождении — обзор основных ситуаций

Переходим к конкретным ситуациям в компаниях и организациях.

Начинать подумывать о бухгалтерском сопровождении деятельности вашей фирмы нужно, если:

  • нет штатного бухгалтера;
  • самостоятельно ведете бухучет и у вас не хватает времени на бизнес;
  • у вас недостаточно знаний для грамотного ведения учета;
  • финансово не выгодно держать в штате постоянного бухгалтера на полный день, так как объем деятельности небольшой;
  • ошибки, которые выявляются в учете, влекут за собой финансовые потери, превосходящие предполагаемую экономию на услугах стороннего обслуживания;
  • вы не доверяете бухгалтерам-частникам.

Показано бухгалтерское обслуживание и в случае, когда у вас в компании сложилась ситуация, как на картинке ниже.

Когда следует задуматься о бухгалтерском сопровождении

Весьма оправдана такая услуга, если у компании расширяется сфера деятельности и грамотное ведение вновь появившихся операций затруднительно. Например, компания начала поставлять товар на экспорт, или, наоборот, стала импортировать товары из-за рубежа.

Экспортно-импортные операции весьма сложны и требуют специальных знаний и опыта. Вот тут то придет на помощь бухгалтер-аутсорсер, специализирующийся именно в этой области.

3. Как заказать полное бухгалтерское сопровождение — пошаговая инструкция

Уверена, вы согласитесь со мной: процесс любой сложности легче, быстрее и качественнее выполняется, если он заранее расписан по этапам.

Я подготовила небольшую пошаговую инструкцию, как без проблем заключить договор на полное бухгалтерское сопровождение ООО, бизнеса вашей фирмы с компаниями, оказывающими подобные услуги.

Это мини-руководство применимо независимо от формы собственности и системы налогообложения организации, планирующей отдаться в руки бухгалтеров-аутсорсеров.

Шаг 1. Выбираем компанию по предоставлению бухгалтерских услуг

Призываю к выбору компании, предлагающей бухуслуги, подходить максимально серьезно.

Обращайте внимание на:

  1. Местоположение фирмы. Если исполнитель и заказчик одногородние, то можно значительно сэкономить на курьерских услугах. Появляется возможность применять различные варианты взаимодействия (от личного посещения офиса аутсорсера, до полностью удаленного сотрудничества).
  2. Квалификацию и опыт сотрудников. Обязательно ознакомьтесь с дипломами и сертификатами аутсорсеров.
  3. «Возраст» бухкомпании. Фирмы с историей более надежны.
  4. Цены на услуги. Они не должны быть слишком дороги или дешевы по сравнению с услугами аналогичных организаций.

По возможности посетите офис, познакомьтесь с персоналом, узнайте, как часто работники проходят повышение квалификации.

Отлично, если вам удастся пообщаться с клиентами компании, которые смогут поведать обо всех «плюсах» и «минусах» сотрудничества.

Не пренебрегайте советами друзей и знакомых. Возможно, у них уже имеется практический опыт такого сотрудничества, и он может вам быть полезен.

Шаг 2. Консультируемся со специалистами

Вы сделали выбор компании-аутсорсера. Но прежде чем приступать к официальному оформлению отношений, проконсультируйтесь с ее специалистами по всем интересующим вас вопросам.

В процессе общения вы сможете получить первичный план по решению конкретно ваших проблем бухучета, ознакомиться с видением процесса сотрудничества со стороны исполнителя.

Шаг 3. Подбираем оптимальный способ взаимодействия

Как правило, компания-исполнитель предлагает своим клиентам несколько способов взаимодействия.

К наиболее востребованным относятся:

  • закрепленный бухгалтер;
  • решение вопросов через персонального менеджера.

Шаг 4. Проводим расчет стоимости услуги с учетом специфики бизнеса

Стоимость услуг зависит от нескольких основных моментов.

Некоторые показатели, влияющие на цену сопровождения:

  • система налогообложения;
  • количество операций;
  • вид сопровождения (полное/частичное);
  • обслуживание «с нуля» или заказчик с историей;
  • наличие/отсутствие проблем в бухучете;
  • сфера деятельности клиента и специфика его бизнеса.

Как показывает практика, именно специфика и масштаб деятельности заказчика оказывают значительное влияние на стоимость услуг. Это и понятно: бухобслуживание строительной компании будет в разы дороже подобной услуги для фирмы, ведущей свою деятельность в сфере оптовой торговли.

Отличия в цене будут заметны между компаниями со множеством филиалов и фирмами, их не имеющими.

Шаг 5. Заключаем договор и оплачиваем услугу

Бухгалтерское сопровождение начинается сразу после того, как между компаниями (заказчиком и исполнителем) будет подписан договор.

В этом документе прописываются основные права и обязанности сторон.

Договор содержит следующие основные разделы:

Наименование раздела Содержание
1 Преамбула Данные об уполномоченных, которым доверено подписывать договор
Предмет договора Услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, составлению и представлению отчетности и пр.
3 Обязанности сторон Прописаны обязанности и права исполнителя, обозначены права и обязанности заказчика
4 Цена договора и порядок оплаты Указывается цена, дата, до которой следует провести оплату
5 Ответственность сторон Ответственность исполнителя за полученные от контролирующих органов претензии, ответственность заказчика за несвоевременное представление документов и оплату
6 Адреса и реквизиты сторон ИНН, КПП, банковские реквизиты, юридические адреса сторон

Внимательно изучите все пункты. Помните, в этом документе мелочей нет. Именно договором будет руководствоваться суд, если вдруг возникнут разногласия сторон.

После подписания наступает черед оплаты, которая, как правило, составляет 100% от общей стоимости.

Компании-аутсорсеры идут в ногу со временем и принимают оплату несколькими способами:

  • наличными, путем внесения в кассу компании;
  • перечислением с расчетного счета заказчика на основании счета;
  • электронными деньгами;
  • банковскими картами.

Шаг 6. Предоставляем все необходимые документы

Договор подписан, оплата произведена. Теперь за дело берутся профессионалы.

Вам же остается только представлять исполнителю необходимые документы, согласно утвержденному графику.

Шаг 7. Организовываем систему контроля по регулярной сдаче отчетности

Казалось бы — всё, можно расслабиться и отойти от бухгалтерских дел. Но не спешите устраняться!

Рекомендую организовать систему контроля за ходом бухгалтерского сопровождения, своевременностью и полнотой сдачи необходимой отчетной документации. Создайте календарь отчетности для вашей компании и всегда держите его под рукой, тогда вы точно не пропустите важные даты.

4. Где заказать услуги бухгалтерского сопровождения — обзор ТОП-3 экспертных компаний

Теперь обзор трёх профессиональных компаний, оказывающих услуги бухгалтерского сопровождения.

Сравнивайте условия, выбирайте, принимайте решение.

1) Мое дело

Мое дело«Моё дело» — облачный сервис для ведения бухучета компаний малого бизнеса. Фирма была создана в 2009 году.

«Моё дело» включает в себя несколько направлений:

  • «Бюро бухгалтера» — готовые решения для бухгалтеров, кадровиков и юристов;
  • «Интернет бухгалтерия» — сервис для владельцев бизнеса, планирующих вести учет самостоятельно;
  • «Моё дело. Бухгалтер» — бухгалтерский аутсорсинг.

Преимущества сервиса:

  • режим «одного окна»;
  • понятные расчеты;
  • экспертная поддержка;
  • «облачная» электронная подпись;
  • интеграция с банками-партнерами;
  • бесплатная подготовка документации для регистрации ИП/ООО.

Стоимость услуг приятно удивит даже самых экономных.

Выдержка из тарифов представлена в таблице:

1 Тариф Отчетность ФНС УСН+ЕНВД (без сотрудников) УСН+ЕНВД (до 5 сотрудников) УСН+ЕНВД (Максимальный) ОСНО+ЕНВД

(Расширенный)
2 Стоимость за месяц, руб. 366 833 1299 1599 2083

Все подробности о тарифах и условиях узнавайте на сайте компании «Моё дело».

Клиенты могут быть спокойны за свои данные, размещенные в сервисе, так как каждые 15 минут производится резервное копирование, информация шифруется по протоколу SSL, имеется действующая аттестация по законодательству о защите персональных данных.

2) Клифф

КлиффВ сфере бухгалтерского аутсорсинга фирма работает с 2001 года.

Услуги, предоставляемые ООО «Клифф»:

  • анализ правильности оформления первички;
  • организация учета 1 С;
  • зарплатная отчетность;
  • операции по возмещению НДС по ВЭД;
  • подготовка документации для валютного контроля;
  • подготовка и сдача отчетности в налоговую и фонды;
  • казначейство;
  • консультационные услуги.

Клиенты, приобретают неоспоримые преимущества от сотрудничества:

  • индивидуальное ценообразования;
  • высокое качество обслуживания;
  • конфиденциальность;
  • безопасность клиентской информации.

3) Экспресс Бухгалтерия

Экспресс БухгалтерияМосковская компания «Экспресс Бухгалтерия» на рынке аутсорсинга бухгалтерских услуг с 2012. Фирма имеет 8 офисов. Наибольшее их количество расположено в Москве — 6, по одному в Санкт-Петербурге и Симферополе. В них работают более 50 высокопрофессиональных сотрудника, обслуживаются свыше 4000 клиентов. За годы своей деятельности фирма обзавелась постоянными клиентами из различных сфер деятельности.

Предложения «Экспресс Бухгалтерии»:

5. Как выбрать компанию по предоставлению услуг бухгалтерского обслуживания — 5 простых советов

Французский философ Люк де Клапье Вовенарг в далеком 18 веке изрек: «Самые полезные советы те, которые легче всего использовать».

Я хочу дать несколько таких советов, исходя из своего практического опыта. Надеюсь, они будут вам полезны!

Совет 1. Обратите внимание на срок представительства на рынке бухгалтерских услуг

Выбирая партнера для сопровождения учета вашей фирмы, всегда обращайте внимание, на время его существования на рынке бухуслуг. Помните, что в этой сфере достаточно высокая конкуренция. Длительное время вести свою деятельность смогут лишь фирмы, оказывающие действительно качественные услуги и имеющие отличную деловую репутацию.

Такие аутсорсеры наработали необходимый профессиональный опыт, выстроили систему сотрудничества со своими клиентами, отработали алгоритм взаимодействия с контролирующими органами, а значит, способны на должном уровне вести даже самые сложные участки бухучета любой организации.

Совет 2. Ознакомьтесь с сайтом компании

В мире высоких технологий и сплошной компьютеризации большая часть бизнеса ведется с применением интернет-технологий. Здесь продавцы находят своих покупателей, покупатели имеют возможность, не выходя из дома, выбрать, сравнить и заказать любой необходимый товар.

Каждая уважающая себя компания, стремящаяся к развитию бизнеса, наращиванию своей клиентской базы и росту продаж, имеет сайт.

Определяя фирму, которой вы впоследствии доверите бухучет своей организации, обязательно посетите сайт отобранных кандидатов. Помните! Серьезные компании не экономят на создании и поддержании корпоративного ресурса.

«Пробегитесь» по его разделам, ознакомьтесь с размещенным материалом. Это позволит «лишний раз» убедиться, насколько выбранный аутсорсер профессионален.

Совет 3. Поинтересуйтесь, какие гарантии предоставляет компания

Не стесняйтесь интересоваться наличием гарантий со стороны бухкомпании.

Как правило, надежные бухгалтерские организации не боятся гарантировать свою ответственность за качество оказываемых услуг, возмещение причиненного материального ущерба, возникшего в процессе сотрудничества по их вине, полную конфиденциальность.

Лучший вариант, когда условие конфиденциальности распространяется и на период 2-3 года после окончания сотрудничества. Ведь нередко информация, полученная аутсорсером, имеет коммерческую ценность в более длительном временном периоде.

Отсутствие таких пунктов в договоре должно вас насторожить. Опираясь на свой опыт, я не советую сотрудничать с такими фирмами.

Совет 4. Изучите отзывы клиентов

С появлением в нашей жизни интернета стало традицией принимать решения, основываясь на отзывах людей, уже опробовавших нужные нам услуги или товары.

Даже несмотря на то, что попадаются заказанные компаниями-продавцами отзывы, которые не содержат правдивой информации, я рекомендую перед окончательным выбором изучить мнение клиентов ваших кандидатов. Среди них обязательно найдется информация, которая поможет сделать правильный выбор.

Кроме того, читая отзыв, обращайте внимание насколько он глубокий. Обычно нереальные отзывы это набор эпитетов и отсутствие практических деталей. Помните об этом и делайте правильные выводы.

Совет 5. Не пытайтесь сэкономить

Я не открою Америку, если скажу, что разумная экономия — вещь нужная.

При этом не следует забывать, что:

  • ни одна компания себе в убыток работать не будет;
  • не могут качественные товары/услуги стоить дешевле, средней цены по рынку.

Пример

ООО «Дровосек» решило сэкономить на бухгалтере. Нет не то, чтобы совсем от него отказаться. Просто услуги приходящего специалиста собственникам бизнеса представлялись разумным.

Рассуждали они так: бизнес только начинается, сотрудников немного (всего 8 человек), а значит, делать особо нечего.

Отмечу, что фирма находится на общей системе налогообложения, у нее заявлено 5 видов деятельности: производство тары, деревообработка, услуги спецтехники, оптовая торговля пиломатериалами, грузоперевозки.

Бухгалтера нашли быстро, назначили зарплату, закрепили полномочия, установили 1С, посчитали предполагаемую экономию и, довольные, успокоились.

Шло время и казалось, что ничего не предвещало беды: отчеты сдавались, зарплата начислялась и выдавалась. Гром грянул неожиданно — приехала выездная проверка.

Проверяющие «нарыли» массу ошибок больших и маленьких, что повлекло за собой штрафы, пени и доначисление налогов на прибыль и имущество. В общей сумме эти платежи составили 2356814 руб. 54 коп.

Как выяснилось позже, бухгалтер не имела необходимого опыта и уровня профессионализма. За ее плечами был лишь непрофильный техникум легкой промышленности и 6-ти месячные курсы бухгалтеров с навыками работы в 1С. «Дровосек» — это ее первая самостоятельная работа.

Мораль сего повествования такова: скупой платит дважды.

Хотите сэкономить — следите за акциями выбранной фирмы.

Бухкомпании очень часто предлагают скидки, например, тем, кто оплачивает длительный период сотрудничества наличными, либо тем, кто выбирает комплексное сопровождение, абонентское бухгалтерское обслуживание и т.п. Проводят они и акции к праздничным датам (день рождения бухкомпании, Новый год и т.д.).

Традиционно предлагаю посмотреть видео по теме.

6. Заключение

Надеюсь, вы убедились, что бухгалтерское сопровождение — это удобно, выгодно, надежно, востребовано.

Не запускайте бухучет своей компании. Своевременно обращайтесь к специалистам.

Вопрос к читателям

Как высчитаете, насколько полно раскрыта тема бухгалтерского сопровождения? Какие вопросы, рассмотренные в статье, требуют более глубокого, дополнительного изложения?

Команда журнала «ХитёрБобёр»желает вам успеха и процветания! Проявляйте активность: оставляйте отзывы, комментарии к статье, ставьте лайки! Нам важно ваше мнение, оно помогает нам стать лучше!

Читайте также
Комментариев к статье: 0
:-) :-D ;-) :-| [star] [good] [flower] [present] [:-))] [:-|] :00 :000)