Управленческая отчетность — порядок составления отчетности: 6 основных этапов + советы по выбору компании для подготовки и анализа отчетности
Представим ситуацию. На одном предприятии финансовая служба составляет для руководства еженедельные управленческие отчёты, в которых есть всё: основные финансовые показатели, расходы компании, информация по отгрузкам и остаткам товара на складе, сведения о погашении кредитов и т.д.
В другой фирме финансовыми документами занимается молодой бухгалтер, как таковой управленческой отчётности никто не составляет. Так что директор даже не в курсе, куда уходят деньги и как обстоят дела с кредитными выплатами.
Как вы думаете, в какой компании руководство принимает более грамотные и эффективные решения? Конечно, в той, ответите вы, где налажено чёткое взаимодействие между исполнителями и руководством. Управленческая отчётность служит как раз таким связующим звеном.
О том, как составляется управленческая отчетность, и какие задачи решает, я, Денис Кудерин, эксперт по экономическим вопросам, расскажу в новой статье.
Располагайтесь поудобнее и читайте до конца – в финале вас ждёт обзор компаний, которые помогут организовать управленческий учёт на вашем предприятии, плюс советы, как отличить профессиональных исполнителей от любителей.
1. Что такое управленческая отчетность и для чего она используется
Управление предприятием – непрерывный процесс, суть которого – влияние на объект с целью его стабилизации, контроля либо изменения в соответствии с задачами бизнеса. Ещё одна функция управления – рациональное использования рабочей силы и ресурсов компании для повышения прибыльности.
Чтобы поддерживать бизнес в эффективном и конкурентоспособном состоянии, руководители обязаны всё время принимать определённые решения. Эти решения основываются на актуальной информации о делах предприятия. Именно такую информацию предоставляет руководству управленческая отчётность (УО).
Управленческая отчетность – инструмент внутреннего контроля компании и способ оценить её экономические перспективы.
В отличие от бухгалтерской отчётности, составлять управленческую отчётность никто не обязывает. Но она нужна руководителям, чтобы эффективно управлять бизнесом. УО содержит сведения обо всех структурных подразделениях предприятия.
Можно возразить, что грамотный руководитель способен оценить экономические показатели, основываясь на бухгалтерском учёте. Отчасти это так, но бухгалтерия не раскрывает все нюансы работы предприятия.
Из бухгалтерских отчётов сложно понять, какая продукция пользуется повышенным спросом, а какая – наоборот. Управленческий учёт показывает более наглядную картину.
Пример
Компания «Сибирские полуфабрикаты» расширила в прошлом году ассортимент продукции. С помощью управленческой отчётности, которую предложил ввести на предприятии исполнительный директор, руководство выяснило, что наибольшим спросом пользуются продукты «Пельмени семейные» и «Колбаса деревенская». Решили увеличить выпуск этих позиций.
Ещё УО показала, что приобретать упаковочные материалы у поставщиков менее выгодно, чем изготавливать их самостоятельно. Директор принял решение открыть новый цех по производству собственной упаковки.
Отчётность нужна экономным, дальновидным и рачительным хозяевам, которые хотят получать прибыль не только за счёт увеличения объёмов производства, но и за счёт повышения производительности труда, а также снижения ненужных трат. Это составная часть грамотного бюджетирования на предприятии.
Кто является заказчиком управленческой отчётности? ТОП-менеджеры и линейные руководители – директора по производству, финансовые директора, руководители отдела продаж и т.д.
Для составления документа используют различные формы, чаще – таблицы, графики, диаграммы.
Информация должна быть:
- достоверной – отражать реальные процессы без всяких приписок и подтасовок;
- адресной – адресованной конкретным пользователям, например, генеральному директору;
- конфиденциальной – посторонним лицам незачем знать о внутренних делах компании;
- оперативной – готовой к использованию в нужный момент и содержащей актуальные данные;
- полезной для принятия управленческих решений.
Где брать данные для отчётности? Из учётных программ, финансовых документов, бухгалтерских отчётов. Для начала, конечно, нужно наладить функциональную систему передачи информации на предприятии.
Например, расходный материал ушёл в производство со склада – ответственные лица (кладовщик и начальник цеха) обязательно фиксируют это дело документально.
На большом предприятии трудно будет охватить все аспекты производства, поэтому ответственные за составление УО должны действовать по заранее разработанному плану.
— «Товарищ Новосельцев, это Ваш отчёт? Делом надо заниматься серьёзно или не заниматься вообще. Статистика – это наука, она не терпит приблизительности. Как вы можете пользоваться непроверенными данными. Возьмите и переделайте!»
Из к/ф «Служебный роман»
Теперь перечислю основные задачи УО:
- предоставление руководству достоверных и свежих данных относительно финансовой и производственной деятельности компании;
- прогноз и анализ работы предприятия и его филиалов;
- повышение финансовой дисциплины;
- снижение производственных затрат;
- увеличение прибыли в результате принятия экономически целесообразных решений.
УО не нужно направлять в ФНС или куда-либо ещё. Это документ для внутренних нужд. Он позволяет руководителям или собственникам быть в курсе объективной ситуации на предприятии. В документе отражены основные процессы, которые происходят или происходили внутри компании в отчётном периоде.
2. Что включает в себя управленческая отчетность – обзор основных моментов
Теперь о том, что входит в УО. В отличие от финансового и налогового учётов, строго регламентированных законодательством, управленческая отчётность составляется в свободной форме и соответствует потребностям менеджмента конкретной компании, отвечает задачам бюджетирования.
По этой причине есть множество вариантов таких документов. Однако есть моменты, которые стоит включать в отчёт в обязательном порядке, чтобы руководство смогло проанализировать текущую экономическую ситуацию в компании и объективно оценить перспективы.
Момент 1. Отчеты об операционной деятельности
Операционная деятельность – это основная работа компании, направленная на извлечение прибыли. Сюда входит производство продукции, оказание услуг и любая другая профильная деятельность, за счёт которой предприятие зарабатывает деньги.
В такой отчёт входят следующие данные:
- о производстве товаров;
- о приобретении товарно-материальных ценностей;
- о закупке сырья, расходных материалов и комплектующих;
- о запасах готовой продукции на складах;
- о движении денежных средств;
- о дебиторской задолженности.
УО об операционной деятельности – это документ, в котором отражается текущее состояние дел.
Момент 2. Отчеты об инвестиционной деятельности
Инвестирование – часть финансовой деятельности компании. Даже небольшое предприятие вкладывает средства в развитие и расширение производства.
В УО об инвестициях отражаются следующие параметры:
- движение основных средств;
- движение нематериальных активов компании;
- долгосрочные денежные вклады;
- планируемые капитальные инвестиции;
- данные о выполнении инвестиционных проектов.
Момент 3. Отчеты о финансовой деятельности
Финансовая деятельность – это краткосрочные вложения, привлечение заемного и акционерного капитала, кредитование и управление наличными (касса предприятия). Все эти аспекты отражаются в финансовом УО.
Момент 4. Отчеты о продажах или оказанных услугах
Отчет о продажах составляет служба сбыта предприятия для начальника отдела продаж, коммерческого и генерального директоров. Из него видно, в каком количестве реализована продукция и по каким ценам.
Иногда включают дополнительные пункты – динамику отгрузки, сведения о запасах на складах, затраты на реализацию, сведения о дебиторской задолженности.
Момент 5. Отчеты о закупках
В отчет о закупках входят сведения о закупках сырья, расходных материалов, оборудования, инструментов и прочих производственных активов. Отдельный документ такого плана нужен на крупных производственных объектах, где используются для работы разнообразные материальные ценности.
Для наглядности оформим базовые виды УО в таблицу:
| № | Виды отчётов | Содержание |
| 1 | Об операционной деятельности | Основные производственные показатели и денежные затраты |
| 2 | Об инвестиционной деятельности | Инвестиции в долгосрочные проекты и развитие производства |
| 3 | О финансовой деятельности | Краткосрочные вложения, кредиты, выплаты и дивиденды |
| 4 | О продажах | Реализация товаров и услуг |
| 5 | О закупках | Приобретение сырья, оборудования, инструментов |
3. Порядок составления управленческой отчетности – 6 основных этапов
Управленческую отчётность составляют разными способами. Несколько лет назад я работал в компании, где в составлении отчётных документов участвовал целый штат бухгалтеров и финансовых специалистов.
Отчёт был детальный и подробный, что позволяло руководству проводить всестороннюю аналитику и вовремя корректировать работу предприятия, если это было необходимо.
В другой компании, где мне тоже доводилось трудиться, отчётом занимался один бухгалтер на базе 1С, при этом все данные он заносил в программу вручную. Толку от такого отчёта было немного.
Чтобы составить грамотный и полезный отчёт, пользуйтесь готовым алгоритмом. Схема не претендует на истину в последней инстанции – формируя собственный отчёт, учитывайте специфику предприятия и его масштаб.
Этап 1. Постановка целей и задач
Сначала нам нужно ясное понимание задач, которые нужно решать с помощью управленческой отчётности. Генеральному директору компании полезно иметь нужную информацию хотя бы каждую неделю. А если на предприятии – время перемен и внедрения новых технологий и методов, то и чаще.
Цели в каждом случае индивидуальны: контроль доходов-расходов, анализ себестоимости продукции, оценка эффективности подразделений, отслеживание динамики дебиторских и кредиторских долгов.
Важна и форма предоставления УО руководству. Удобнее пользоваться таблицами и графиками чем текстовыми файлами. Чем детальнее документы, тем лучше.
Но помните – нельзя объять необъятное. Нужно уметь структурировать информацию по группам доходов и расходов, по типам клиентов, по отделам, подводить промежуточные итоги.
Периодичность предоставления отчёта регламентирует само руководство. Если директору нужно, чтобы отчёт составлялся еженедельно, его будут составлять еженедельно. Аналогично обстоят дела с детализацией.
Этап 2. Определение круга должностных лиц, которым необходима управленческая отчетность
Это необходимый этап для эффективной организации процесса подготовки УО. Определяется кому конкретно и какая именно отчетность предоставляется.
Важно также не забывать и об ответственных за подготовку отчетности. Часто ответственными назначают руководителей или ведущих специалистов соответствующих подразделений. Они отвечают и за содержание отчётов, и за сроки их составления и предоставления.
В крупных компаниях также организуют специальные подразделения по подготовке управленческой отчетности.
Этап 3. Определение информации, которая должна быть представлена в управленческой отчетности
Какая именно информация будет содержаться в отчёте, зависит от целей составления этого документа. Как правило, туда входят наиболее существенные данные, отражающие реальную экономическую и финансовую ситуацию на предприятии.
Будет хорошо, если будет учитываться логическая взаимосвязь показателей для удобства процесса анализа УО и выводов. Иногда управленцы просят тех кто формирует отчеты сразу сформулировать ключевые выводы.
Этап 4. Определение возможности использования информации, формируемой в системах учета
Оцените, какая необходимая нам информация для управленческих целей уже содержится в информационный системах учета компании. Речь идет о бухгалтерской, финансовой, налоговой и других системах учета, которые уже налажены и успешно функционируют на предприятии.
Если это так, то можно и нужно попытаться её использовать, что может существенно облегчить задачу и избавить от «двойной работы».
Этап 5. Разработка регламентов для управленческой отчетности
Обязательно нужен регламент составления отчётов – кто, в какой форме и в какие сроки будет их предоставлять. Зафиксируйте эти договоренности документально.
Пусть каждый руководитель ЦФО (центра финансовой ответственности) следит за исполнением процесса.
Этап 6. Разработка средств для сбора, формирования и обработки информации управленческой отчетности
Поручите специалистам-айтишникам разработать программы (или шаблоны файлов), в которых ответственные лица будут формировать отчётность.
Но не забывайте о главных принципах:
- затраты на автоматизацию должны окупиться выгодой от её использования;
- плохая программа – хуже, чем вдумчиво разработанная система таблиц в Excel.
Если своих спецов IT в компании нет, воспользуйтесь помощью сторонних фирм. О них есть информация в следующем разделе.
— Людмила Прокофьевна, вы оказались удивительно прозорливы. Вы просто вдаль смотрите! Я сейчас работаю над своим отчётом, и он прямо на глазах становится лучше, лучше!
— Рада за Вас, товарищ Новосельцев…
Из к/ф «Служебный роман»
4. Помощь в подготовке управленческой отчетности – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг
Вы хотите внедрить на своём предприятии систему управленческой отчётности, но понятия не имеете с чего начинать? Хотите поручить эту задачу профессиональным исполнителям?
Экспертный обзор поможет вам выбрать надёжных партнёров, которые разработают, внедрят и запустят эффективный УО в вашей компании.
1) Legal bridge
Многопрофильная компания, более 20 лет работающая на рынке консалтинговых услуг. В сферу интересов фирмы входит: управленческий и налоговый консалтинг, постановка и автоматизация учёта, разработка систем бюджетирования и многие другие актуальные услуги для бизнеса.
Специалисты разработают в компании заказчика эффективный управленческий учёт на базе программных продуктов 1С. Клиент получает: отладку бизнес-процессов, консультационную поддержку на всех этапах внедрения управленческой отчётности, современную автоматизированную систему управления предприятием.
2) Учет Четко
При необходимости специалисты компании «Учет Четко» обучат ваших сотрудников основам работы с автоматизированными системами, организуют работу с документами, оптимизируют расходы предприятия, разработают уникальные программы для индивидуального пользования.
3) GBCS
Консалтинговая компания GBCS – это 28 квалифицированных экспертов в области автоматизации управленческого учёта. Специалисты создадут эффективную систему учёта, наладят бюджетирование на объекте клиента, улучшат финансовую ситуацию на производстве, сократят расходы.
Не тратьте время на самостоятельную разработку управленческого учёта – доверьтесь тем, кто знает, как это сделать быстро и профессионально. На счету компании – более 50 готовых проектов. Разработки от GBCS уже помогли клиентам заработать более 60 000 000 рублей чистой прибыли.
5. Как выбрать компанию по подготовке управленческой отчетности – 3 признака того, что вы сотрудничаете с профессионалами
Выбрать действительно компетентных исполнителей всегда непросто.
Изучите признаки, по которым профессионалов легко отличить от дилетантов.
Признак 1. Оперативность предоставления отчетности
Если отчётность предоставляется медленно и с опозданием, данные теряют актуальность. Толку от таких отчётов – ноль. Принять грамотное решение на основе устаревшей информации невозможно.
Если между вопросом руководителя о финансовых делах компании и ответом на него проходит слишком много времени, то такая отчётность нам не нужна – стоит подумать о внедрении новой системы от другой компании-аутсорсера.
Признак 2. Достоверность информации
Если данные невозможно подтвердить, а сотрудники компании не в силах объяснить, откуда взялась та или иная цифра, значит, либо система не совершенна, либо ею не умеют пользоваться. В любом случае – вина на тех, кто эту систему внедрял.
К счастью, у многих продуктов сторонних компаний есть тестовый период использования их разработок. За это время проанализируйте продукт по всем статьям, включая скорость предоставления сведений, их актуальность и достоверность.
Признак 3. Отчетность предоставляется в простом и понятном для восприятия формате
У руководителей, как правило, нет времени вникать в сложные таблицы и графики и выискивать нужную инфу в гигабайтах необязательных и откровенно лишних данных.
Вывод – отчёты должны быть максимально понятными, лаконичными и структурированными. Однако недостаток детализации так же плох, как излишние подробности. Так что здесь нужна золотая середина.
Смотрим видео по теме статьи.
6. Заключение
Разработка и внедрение управленческой отчётности – процесс ответственный. Важно, чтобы затраты на постановку и наладку системы оправдали пользу от её использования.
Вопросы к читателям
О чем еще вы хотели бы узнать по теме управленческой отчётности? Пишите в комментариях.
Желаем процветания вашему бизнесу и ждём комментариев к статье. Не забывайте ставить оценки и лайки в соцсетях. До новых встреч!
