Как правильно писать сопроводительные письма к резюме

Сопроводительные письма появились в практическом обиходе сравнительно недавно благодаря возможностям современных технологий. Это ещё один инструмент для привлечения внимания рекрутёра, который наиболее продвинутые соискатели смело используют в свою пользу. Однако не каждый соискать знает, что нужно писать в сопроводительном письме к резюме, чтобы оно действительно работало.

Что такое сопроводительное письмо к резюме

Сопроводительным или мотивационным письмом называется отдельный документ, прикладываемый к резюме соискателя при отклике на опубликованную вакансию. Сопроводительные тексты чаще всего сегодня составляются в электронном виде и содержат информацию, не вошедшую в основное резюме по каким-либо причинам.

Видео: как писать сопроводительное письмо

Необходимость составления специального письма к резюме

Строго говоря, наличие сопроводительного письма не является обязательным. Более того, для представителей некоторых профессий такой документ и вовсе не нужен. Так, например, сопроводительное письмо едва ли сыграет большую роль при устройстве на работу грузчиком, продавцом или ночным сторожем. Наибольшую пользу мотивационный текст может принести кандидатам, претендующим на управленческие вакансии среднего и высшего звена. При этом само по себе наличие мотивационного письма ещё ничего не гарантирует. С помощью грамотно составленного документа можно склонить рекрутёра принять решение в вашу пользу, но, с другой стороны, небрежные формулировки, избыточный текст, грамматические и пунктуационные ошибки, а также отсутствие чёткой структуры рекрутёра скорее отпугнут.

Сопроводительный текст очень важен для студентов и выпускников вузов без опыта работы. Отыскать первое рабочее место с пустым резюме бывает очень непросто, и в этой ситуации на помощь приходит мотивационное письмо. От того, насколько красноречив и убедителен будет кандидат, описывая свои таланты и мотивы, будет зависеть, получит он приглашение на очное собеседование или нет.

Мотивационное отклик может принести пользу и опытным кандидатам, желающим кардинально сменить профиль деятельности. Вообще говоря, с помощью такого письма можно развеять тревогу рекрутёра по любым нестандартным пунктам вашей биографии.

Видео: кому нужно иметь сопроводительное письмо

Правила составления грамотного сопроводительного отклика

Любые правила составления сопроводительных писем корректнее будет считать скорее рекомендациями, поскольку они носят лишь общий характер, а решение о том, стоит ли этим советам следовать или нет, каждый кандидат должен принимать сам, зная детально ситуацию, в которой он находится.

Структура правильного письма

Приветствие является первой обязательной частью в структуре мотивационного письма. После приветственной части можно приступать к основной части, в которой, собственно говоря, и заключается суть, которую вы хотите передать своим обращением к работодателю. Третья структурная часть документа — заключительная.

С чего начать стандартное сопроводительное письмо

Как и любое другое письмо, начинать сопроводительный текст стоит с приветствия. Если вам известны имя и отчество человека, к которому вы обращаетесь, можно начать его с обращения, например, «Уважаемый Эдуард Арнольдович». Если же вы не можете обратиться к конкретному человеку, можно ограничиться простым приветствием, например, «Здравствуйте!» или «Добрый день!». Лишь после этого стоит переходить к подробностям своей биографии и карьерного пути.

Основная часть письма

Если резюме и письмо будут отправлено непосредственно на электронную почту менеджера по персоналу, начать основную часть стоит с упоминания о том, на какую именно должность вы претендуете. Если же сопроводительный текст составляется при отправке отклика на вакансию, опубликованную на специализированном сайте по поиску работы, упоминание названия вакансии можно опустить.

В теле письма необходимо рассказать, почему вам интересны именно эта вакансия и именно эта компания. Возможно, вы находите привлекательным продукт, с которым работает компания, может быть, вам интересна возможность решать нетривиальные задачи или вы хотите освоить новое для себя направление деятельности. Затем необходимо уделить внимание тому, чем именно вы можете быть полезны компании. Расскажите о той части своего рабочего (или волонтёрского) опыта, что не вошла в резюме, но может быть полезна при работе на должности, на которую вы претендуете. Снова приведите доказательства своего желания работать в данной компании. Особый упор на мотивационную часть должны делать те кандидаты, опыт которых не до конца отвечает требованиям, предъявляемым к конкретной вакансии.

Автор данного материала имеет несколько заготовок сопроводительных писем, которые использует при отклике на опубликованные вакансии. Подходящая заготовка корректируется под требования конкретного работодателя и только потом отправляется получателю. Такой способ позволяет серьёзно сэкономить время, поскольку пропадает необходимость каждый раз при отклике на вакансию вспоминать собственные регалии и достижения, чтобы составить письмо. Процесс поиска работы серьёзно автоматизируется даже таким нехитрым образом.

Как закончить сопроводительное письмо

Закончить сопроводительный текст можно стандартной вежливой фразой из деловой переписки. Подойдёт, например, простая формулировка «С уважением, Василий Караваевский». Некоторые специалисты советуют также продублировать в письме указанные в резюме контактные данные.

Требования к эффективному сопроводительному письму: как угодить кадровому менеджеру

Озвученные рекомендации относятся к проверенным практикой и опытом многих успешных кандидатов, однако следовать им буквально нет необходимости. В некоторых ситуациях, если это уместно, можно осторожно отойти от стандартного шаблона.

В большинстве ситуаций соискатель отправляет отклик вслепую, не зная, кто именно будет его читать. Тем не менее даже в таких обстоятельствах очень важно быть вежливым и постараться составить максимально персонализированное обращение. Допустим, например, вариант обращения «Уважаемые сотрудники отдела персонала компании «Колокольчикофф».

Чтение сопроводительного письма не должно отнимать у специалиста по персоналу больше десяти — пятнадцати секунд. К сожалению, многие кандидаты не понимают роли этого документа в процессе поиска персонала, и расписывают свою биографию слишком подробно, тем самым лишь ухудшая свои шансы на получение приглашения на собеседование. Мотивационный текст должен быть кратким, но ёмким по содержанию.

Стиль письма должен соответствовать компании, в которую оно направляется. Так, большая часть инженерных, банковских, медицинских, консалтинговых, образовательных и прочих нанимателей ожидает увидеть в сопроводительном письме спокойный деловой стиль. Для этого стиля характерны лёгкость изложения и максимальная информативность. Некоторые вольности при написании мотивационных писем могут себе позволить кандидаты, стремящиеся получить работу в стартапах, дизайнерских или маркетинговых агентствах. Более того, в некоторых случаях сопроводительное письмо в спокойном деловом стиле такие продвинутые компании могут воспринять хуже, чем небольшой юмористический опус на тему желания кандидата у них работать. Впрочем, это скорее исключение из правил.

Некоторые компании просят сразу осуществлять перевод вашего мотивационного отзыва на английский или любой другой иностранный язык (зависит от сферы деятельности).

Мне однажды довелось отправлять сопроводительный текст на английском языке к вакансии, опубликованной на русском языке. Дело в том, что работодатель хотел провести экспресс-оценку уровня владения иностранным языком и поэтому непосредственно в тексте вакансии просил кандидатов в сопроводительном письме написать небольшое эссе на заданную тему на английском языке.

Как отправить ответ на вакансию

Способ отправки сопроводительного письма определяется способом отправки непосредственно резюме. Если вы откликаетесь на вакансию, опубликованную на специализированном сайте, по форме, которую предлагает этот сайт, скорее всего, при отправке перед вами откроется специальное окно для ввода текста сопроводительного письма. Если же вы передаёте своё резюме для ознакомления в службу кадров в распечатанном виде, то и сопроводительное письмо должно быть распечатано и приложено к остальным документам. Отправляя файлы по электронной почте в отдел персонала, сопроводительный текст обычно пишут непосредственно в теле письма. Наиболее продвинутые кандидаты стараются даже тему e-mail сформулировать так, чтобы выделиться из массы сообщений. Такой заметной тему может сделать, например, чёткое указание вакансии, на которую претендует соискатель, а также впечатляющее количество лет работы по этой специальности.

Распространённые ошибки: о чём и как писать не нужно

Прежде всего стоит сказать о том, как писать не нужно. Не нужно писать с ошибками. Наличие грамматических или пунктуационных ошибок характеризует кандидата не с лучшей стороны. Современные технологии позволяют выполнять хотя бы базовую проверку текста перед отправкой. И если не каждый получатель вашего письма способен оценить правильно расстановки знаков препинания, то избегать путаницы между «-тся» и «-ться» просто обязан каждый образованный человек.

Не стоит использовать шаблоны сопроводительных писем из интернета. Это выглядит грубо и сразу же убивает интерес к кандидату. Едва ли можно ожидать серьёзной мотивации от соискателя, который даже не потрудился (или вовсе не способен) составить к резюме несколько сопроводительных фраз.

Нет необходимости в мотивационном письме пересказывать ещё раз другими словами карьерный путь, о котором вы уже рассказали в резюме. Не стоит упоминать также и опыт, не описанный в резюме, но не относящийся к конкретной вакансии.

Шутить и позволять вольности в тексте можно только в том случае, когда вы уверены, что сторона-получатель поймёт, что именно вы имели в виду, и отреагирует адекватно.

Автор данного материала несколько раз умышленно использовал своё чувство юмора при составлении сопроводительных писем для отклика на некоторые вакансии. Целью такого использования как раз и была проверка ответной реакции с тем, чтобы понять, соответствует ли корпоративная культура компании жизненным ценностям и устремлениям автора.

Рассказывать подробно о своём хобби в большинстве ситуаций также не нужно, исключение составляет лишь случай, когда ваше увлечение непосредственно связано с работой. Например, устраиваясь на работу на предприятие, производящее катера и яхты, в резюме стоит упомянуть о том, что вы являетесь фанатом яхтенного спорта и даже имеете разрешение на управление малотоннажным судном.

Не стоит пытаться манипулировать рекрутёром, например, давить на жалость и писать о том, что эта работа очень нужна вам и только она может позволить вам расплатиться с просроченными кредитами уже в этом году.

Сравнивать себя с другими соискателями также не стоит. Излишняя самоуверенность ещё никого не украшала.

Четыре ошибки в сопроводительном письме, как составить идеальный отклик (видео)

Как выбрать между краткой запиской или обстоятельным текстом

Однозначного ответа на вопрос о выборе между короткой запиской или обстоятельным мотивационным текстом быть не может. В каждой ситуации необходимо принимать решение индивидуально, обращая внимание на требования работодателя к вакансии, а также на степень соответствия резюме кандидата этим требованиям. Если вы работали главным бухгалтером в сети торговых предприятий «Колокольчик» последние десять лет, а теперь хотите перейти в такую же сеть «Одуванчик» на ту же должность главного бухгалтера, едва ли есть необходимость составлять объёмное сопроводительное письмо. Чтобы снять возможные вопросы работодателя, достаточно указать лишь причину, побудившую вас искать новое рабочее место, например, переезд из Санкт-Петербурга в Нижний Новгород по семейным обстоятельствам.

Увидеть золотую середину можно, обратившись к тексту вакансии. Поставьте себя на место рекрутёра и сопоставьте требования работодателя со своим резюме. Все вопросы и нестыковки, которые вы увидите, и нужно аккуратно осветить в сопроводительном письме. Не так важно, получится ли оно объёмным или кратким. Главное — передать суть.

Особенности сопроводительных текстов для разных ситуаций

Сложно переоценить значение, которое при поиске работы имеет грамотно составленное мотивационное письмо, для соискателя без опыта работы. Таким соискателем может быть как вчерашний студент, так и взрослый человек, решивший кардинально сменить направление деятельности. В наше время ситуации полной смены специализации перестают быть редкостью, поскольку старые профессии исчезают, а новые появляются теперь как никогда быстро.

Выпускник вуза в сопроводительном письме может привести:

• тему своей выпускной работы, если последняя релевантна требованиям вакансии;
• сведения об опыте работы, например, в рамках преддипломной практики;
• опыт участия в общественных либо волонтёрских проектах;
• свои награды и достижения (призовые места в конкурсах, олимпиадах, соревнованиях);
• дополнительное образование (профессиональные курсы, семинары и тому подобное), подтверждённое сертификатами;
• ссылки на портфолио, публикации, блог либо аккаунты в социальных сетях, если это уместно.

Задача мотивационного письма для такого кандидата состоит в том, чтобы максимально сгладить фактическое отсутствие опыта работы по найму и сместить акценты на потенциал и текущие навыки, а также на желание работать в компании. Если вы готовы работать с минимальным окладом или вовсе на условиях бесплатной стажировки только с целью получения интересного рабочего опыта, об этом также можно сообщить в сопроводительном письме.

Соискатель, принявший решение сменить сферу деятельности, в своём мотивационном письме должен привлечь внимание рекрутёра к следующим моментам:

• навыки, отвечающие требованиям конкретной вакансии (например, в процессе управления каким-либо отделом компании формируются универсальные навыки, которые могут пригодиться в любой сфере деятельности);
• теоретическая подготовка, позволяющая приступить к работе без проволочек и раскачиваний (законченные курсы переквалификации, опыт выполнения работ на фрилансе);
• мотивация для работы в этой компании и на этой должности (работодатели не хотят принимать в штат случайных людей, важно, чтобы соискатель также осознанно делал свой выбор и был готов преодолевать возможные трудности).

Если вы направляете своё резюме и сопроводительное письмо в компанию, в которой нет открытых вакансий, содержание письма может варьироваться в зависимости от обстоятельств, но главная задача такого письма — замотивировать человека, который первым его прочтёт, передать письмо и резюме людям, принимающим решение. Иначе говоря, в первых же строках необходимо сформулировать основную мысль, чем именно вы можете быть полезны компании. Некоторые соискатели применяют рискованный иногда метод, который состоит в том, чтобы предложить решение стоящей перед компанией проблемы. Рискованность объясняется тем, что иногда даже руководство компании может пребывать в уверенности, что никакой проблемы нет и, обнаруживая слабое место и критикуя что-то, вы можете легко нарваться на встречное сопротивление и отказ. Впрочем, вполне можно встретить таким образом и тех людей, которые оценят вашу инициативу и будут вам благодарны.

Один из знакомых автора данного материала нашёл ошибку в программном обеспечении производства компании X., выслал им письмо с доказательством наличия бага, а также с вариантом решения, после чего получил от них предложение о работе. Сам автор неоднократно выполнял анализ сайтов компании и прикладывал ссылку на этот анализ в сопроводительном письме с тем, чтобы привлечь внимание к своему резюме. Не стоит воспринимать это как лишнюю работу, скорее как шаг навстречу работодателю. В любом случае, в 90% ситуаций кандидата попросят выполнить тестовое задание, так что вы можете считать, что именно его и делаете. Если выполненная работа не поможет получить предложение занять вакантную должность, воспринимайте её как дополнительную возможность ещё раз отточить свои навыки на практике.

Особенности писем в зависимости от профессии

Важно понимать, что не может быть двух одинаковых мотивационных писем. Каждая профессия имеет свою специфику, а каждый кандидат имеет свой уникальный опыт. Составить универсальные рекомендации, подходящие под любую вакансию, невозможно. Даже в рамках одной профессии нельзя сформулировать однозначные формулировки, гарантирующие успех. Всегда нужно отталкиваться от конкретных требований работодателя к вакансии. Однако для каждой специальности можно выделить базовые моменты, которые достаточно часто интересуют рекрутёров.

Так, в письме, которое прикладывается к отклику на позицию бухгалтера, стоит упомянуть:

• об опыте успешного прохождения налоговых проверок;
• о навыке ведения бухгалтерии одновременно в нескольких компаниях;
• о знакомых на практике системах обложения налогом;
• об опыте возмещения из бюджетных средств налога на добавленную стоимость.

В свою очередь, отклик дизайнера должен содержать ссылку на портфолио работ, а кандидат на должность водителя может рассказать о своём стаже безаварийной езды и об опыте решения чрезвычайных ситуаций на дороге.

Фотогалерея: примеры сопроводительных писем к резюме в зависимости от специальности

Особенности мотивационных текстов в зависимости от организации или целей

Правила составления мотивационных писем, направляемых в организации с явно выраженной спецификой, ничем не отличаются от перечисленных выше. Разве что, направляя своё резюме на вакансию в государственном учреждении, стоит лишний раз убедиться, что вы используете подчёркнуто деловой стиль, соблюдаете правила русского языка и не допускаете никаких фривольностей в тексте. Отсылая резюме в кадровое агентство, сопроводительный текст вообще можно спокойно опустить. Мотивационный отклик, составленный с целью получения стажировки, может быть похож на письмо специалиста без опыта, о котором речь шла ранее.

Видео: как написать красивое сопроводительное письмо для работодателя

Сопроводительные письма становятся обязательной составляющей резюме при поиске работы. Конечно, можно сказать, что работодатели становятся всё более требовательными и избирательными, им недостаточно уже только одного резюме и портфолио. С другой стороны, мотивационное письмо даёт соискателю отличную возможность выделиться на фоне прочих кандидатов, а в условиях жёсткой конкуренции за рабочие места такую возможность просто глупо не использовать.

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта "ХитёрБобёр.ru" (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа "Машук-2011”.

Похожие записи:

Как правильно составить резюме — 10 простых шагов по грамотному составлению резюме + образцы и наглядные примеры

Как писать эффективные рекламные тексты? Технология + примеры

Как писать продающие тексты — инструкция и полезные советы + обзор ТОП-3 бирж копирайтинга