Что такое бюджетирование — полный обзор понятия и этапов разработки системы финансового планирования с помощью ЦФО + профессиональная помощь
Каждый бизнесмен периодически задаёт самому себе или сотрудникам насущный вопрос: «Куда уходят деньги компании?» Если отбросить риторику, вопрос этот можно отнести к краеугольным вопросам бизнеса.
Ответить на него «с наскока» не получится. Понять, как распределяются доходы предприятия, поможет профессиональное бюджетирование. Этот процесс не только делает финансовую деятельность компании прозрачной и понятной, но и помогает оптимизировать расходы и повысить прибыли.
О том, как организовать бюджетирование и какие конкретные задачи оно выполняет, я, Денис Кудерин, эксперт по экономическим вопросам, расскажу в этой статье.
Обязательно читаем до конца – в финале вас ждёт обзор фирм, которые помогут наладить бюджет вашей компании наиболее эффективным способом.
1. Что такое бюджетирование
В начале был бюджет. И уже исходя из его размеров и целей появилось всё остальное. Бюджет есть у всего, даже у статьи, которую вы сейчас читаете. И конечно, бюджет есть у коммерческого предприятия.
Бюджет – это схема доходов и расходов определённого объекта, устанавливаемая на определённый срок. Бюджет есть у семьи, государства, предприятий и любых других организаций.
Бюджетирование – планирование, разработка и распределение бюджета. Это составная и самая важная часть финансового управления, цель которой – распределить ресурсы хозяйствующего субъекта во времени.
Говоря проще, бюджетирование позволяет понять, как и на что будут тратиться средства предприятия в течение года или иного временного срока.
Бюджетированием занимаются специальные отделы компании. Их называют Центрами Финансовой Ответственности (ЦФО). Такие структуры позволяют достигать поставленных целей через наиболее оптимальное и эффективное распределение ресурсов.
В специальной литературе часто встречается термин инициативное бюджетирование. Под ним следует понимать распределение государственных финансов на местные нужды региона, города, конкретного субъекта федерального или муниципального значения по инициативе простых граждан.
Экономисты рассматривают бюджетирование в широком и узком смыслах. В первом случае – как методологию, во втором – как процесс.
Методология бюджетирования включает в себя принципы и логическое обоснование затрат субъекта. Процесс бюджетирования – это разработка этапов, процедур и способов распределения средств, а также последующий контроль всей системы бюджета предприятия.
Цели бюджетирования:
- планирование и утверждение управленческих решений, основанных на оценке и сопоставлении плановых и фактических финансовых результатов деятельности предприятия;
- оценка финансового состояния компании в настоящем и будущем;
- укрепление финансовой дисциплины предприятия;
- эффективное использование ресурсного потенциала организации;
- оптимизация инвестиционной деятельности;
- оценка коммерческой целесообразности новых проектов.
ЦФО прогнозируют финансовые результаты и определяют цели, устанавливают бюджетные лимиты отдельных подразделений компании, контролируют финансовый статус компании, создают эффективную систему управления.
На предприятиях бывает несколько центров финансовой ответственности – например, отдел закупок, отдел продаж, склад, отдел маркетинга. У каждого подразделения различные функции: одни отвечают за доходы, другие – за расходы.
В небольших компаниях планирование бюджета сводится к простому составлению сметы «доходы-расходы». Если коллектив маленький, обороты соответствующие, а сама фирма торгует одним видом товара, слишком детальное бюджетирование только замедлит производственный процесс.
Но по мере развития предприятия усложняется и управление финансовыми потоками, прибыль становится менее предсказуемой, возникает насущная потребность в грамотном распределении бюджета и контроле над расходами. Обычно этот момент наступает, когда численность персонала достигает 50 — 100 человек.
Кстати, наш журнал «ХитёрБобёр» также имеет свой производственный бюджет!
Грамотно организованная система бюджетирования на предприятии даёт руководству возможность трезво оценить, как идут дела в каждом подразделении компании и в организации в целом, как осваиваются привлечённые инвестиции, где находятся слабые в финансовом отношении места.
Смотрите ролик, который ответит на вопрос «зачем нужно бюджетирование?»
2. Какие задачи разрешает бюджетирование – 5 главных задач
Основополагающая задача бюджетирования – учёт и обдумывание финансовых решений компании. Анализ текущего состояния позволяет принимать более эффективные решения в будущем, а сравнение запланированных и фактических результатов выявляет сильные и слабые стороны бизнеса.
Специалисты выделяют пять локальных задач бюджетирования. Давайте разберёмся с ними.
Задача 1. Обеспечение текущего планирования
В первую очередь бюджетирование – инструмент текущего планирования. С его помощью специалисты ищут наиболее рациональные и перспективные пути использования доступных ресурсов с учётом рыночных реалий.
Без планирования успешная деятельность невозможна. Но план должен быть профессиональным, подробным, учитывающим конкретные цели бизнеса. План – основа для грамотных и эффективных управленческих решений.
Бюджетное планирование – оценка целей предприятия с точки зрения необходимых и доступных ресурсов. Другими словами, план должен показать, сколько денег понадобится компании для успешного ведения бизнеса.
Есть несколько разновидностей планирования:
| Виды финансового планирования | Сроки | |
| 1 | Стратегическое | На долгосрочную перспективу – от 5 и более лет |
| 2 | Тактическое | На среднесрочную перспективу – до 5 лет |
| 3 | Оперативное | Планирование текущей деятельности |
Комплексный финансовый учёт должен в идеале охватывать как долгосрочные, так и насущные цели предприятия.
Задача 2. Обоснование затрат организации
В рамках этой задачи как раз и решается вопрос, заданный в самом начале статьи: «куда уходят деньги компании?» Каждая статья расходов предприятия должна быть обоснована и целесообразна. Иначе компания просто вылетит в трубу.
Пример из жизни
Менеджер по персоналу крупной типографии, в которой я некогда работал, предложил ввести в производственном цехе единую форму для всех сотрудников. Заказали 150 костюмов в пошивочной мастерской, раздали форму работникам.
Пару месяцев они исправно носили комбинезоны и курточки, потом перешли на более удобную одежду, в которой работали раньше. Новая форма оказалась неудобной и непрактичной. При этом опытные сотрудники компании заранее предупреждали, что в рабочих условиях шорты и майка – комфортнее, чем комбинезон.
Расходы на покупку формы в этом случае – пример бесполезных трат, сокращающих прибыль предприятия.
Задача 3. Создание базы для оценки и контроля планов организации
Бюджетирование позволяет создать базу для контроля и планирования. С помощью финансового учёта легко понять, какие проекты удались, а какие приносят лишь убытки. И внести в работу предприятия необходимые коррективы.
Задача 4. Повышение эффективности работы организации
Профессиональное бюджетирование повышает отдачу от работы, уменьшает ненужные траты и позволяет развивать наиболее прибыльные направления деятельности. Желательно, чтобы сотрудники были в курсе финансовых дел и планов компании.
Важно правильно наладить коммуникационную среду на предприятии, чтобы контролировать восходящие и нисходящие информационные потоки. Это значит, специалисты высокого уровня должны передавать сведения линейным руководителям, а те – низовым организационным звеньям. Обратная связь тоже должна быть налажена.
Задача 5. Выявление рисков и снижение их уровня
Бюджетирование выявляет бизнес-риски, позволяет минимизировать их или устранить полностью. Выполнение этой задачи особенно актуально в сфере инвестиций компании. Нужно знать, какие направления стоит развивать, а какие – слишком рискованные для бюджета.
3. Как происходит постановка системы бюджетирования с помощью ЦФО – 6 основных этапов
Пора перейти к практике. Рассмотрим, как внедрить систему бюджетирования через центры финансовой ответственности компании.
Представленный ниже алгоритм – не жёсткая схема. Постановка бюджетирования обязательно согласуется со спецификой компании, её масштабом и ресурсами.
Этап 1. Разработка основных принципов системы бюджетирования компании
Сначала надо разработать принципы бюджетирования или воспользоваться готовыми решениями аналогичных компаний. А для этого нужно создать эффективную организационную структуру компании.
Как это сделать:
- изучить документацию, механизмы взаимодействия отделов, при необходимости устранить недостатки;
- пересмотреть текущие стандарты работы с финансовыми потоками и изменить их в соответствии с новыми требованиями;
- приобрести (или разработать) специальное программное обеспечение и установить его;
- обучить сотрудников основам грамотного бюджетирования.
Предварительный проект согласовывается с руководством компании.
Этап 2. Разработка финансовой структуры компании
Необходимо разработать модель, которая поможет контролировать доходы и расходы. Нужно также назначить ответственных лиц за внедрение этой модели в практику.
В соответствии с видами доходов и расходов формируются ЦФО – центры прибыли, инвестиций, затрат и т.д. Эти центры объединяются в единую структуру, которая помогает им взаимодействовать между собой.
Этап 3. Создание бюджетной модели компании
Эта стадия предполагает разработку методологии, корректировки и анализа бюджетов предприятия. Определяются разновидности бюджетов, которые нужно вести компании (например – внешний, внутренний, межотраслевой, бюджет продаж, бюджет производства). Разрабатывается общая схема формирования сводного бюджета организации.
Этап 4. Разработка нормативной базы, регламентирующей бюджетирование в компании
Далее разрабатываем учётную политику и нормативную базу, которая будет регламентировать бюджетирование на предприятии.
Примерный список необходимых документов:
- положение о финансовой структуре компании;
- положение о ЦФО;
- положение об учётной политике;
- положение о бюджетах предприятия.
Если возникают трудности с составлением документации, есть вариант делегировать эту часть работы профессиональным компаниям. В следующем разделе вас ждёт обзор фирм, которые помогут не только с бумагами, но и с внедрением бюджетирования в практику.
Этап 5. Автоматизация системы бюджетирования
Автоматизация – многоуровневый процесс, который тоже требует участия профессиональных исполнителей. В частности, сюда входит установка нового ПО во внутреннюю сеть компании.
Чем успешнее проведена автоматизация, тем легче применять принципы бюджетирования на практике.
Этап 6. Проведение организационных изменений, обусловленных вводом системы бюджетирования
Внедрение бюджетирования требует организационных изменений в структуре компании. Аппарат финансового управления должен иметь доступ во все сферы деятельности предприятия. Назначаются руководители ЦФО и лица, ответственные за ведение бюджетирования.
4. Профессиональная помощь в постановке системы бюджетирования – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг
Если компания работает на рынке недолго, если ни у руководителей, ни сотрудников нет опыта ведения бюджета на крупном предприятии, лучше не внедрять систему самостоятельно, рискуя наделать ошибок, а пригласить профессиональных финансистов-практиков.
Обзор поможет вам выбрать лучших из лучших в этой сфере.
1) Первый БИТ
Компанию основали в 1997 году молодые и энергичные специалисты по экономике, прикладной математике и физике. Они определили направление деятельности организации – развитие бизнеса на основе новейших IT-технологий. Сегодня у компании 80 офисов в РФ, Казахстане, Украине и Канаде.
Каждому клиенту «Первый БИТ» готов предложить решения собственной разработки для полной автоматизации предприятия во всех направлениях, включая бюджетирование, финансовый и управленческий учёт. В рамках оптимизации бюджета компания готова составить план, разработать структуру финансового контроля, сделать прогноз финансового состояния.
2) 1С-Рарус
Компания «1С-Рарус» работает по всей России. Прежде чем заказывать услуги в этой фирме, выберите свой регион и воспользуйтесь первичной бесплатной консультацией – позвоните менеджеру и обсудите с ним вашу проблему.
Организация предлагает:
- разработку актуальных процедур и регламентов бюджетного процесса;
- составление форм бюджетов;
- проектирование финансовых показателей;
- обучение сотрудников компании-заказчика навыкам автоматизированного бюджетирования.
Оптимальная бюджетная модель, созданная на базе «1С», позволит автоматизировать процесс управления бюджетом и внедрить его в повседневную работу компании.
3) SoftProm
Приоритетное направление деятельности – автоматизация бюджетирования компании. SoftProm внедряет в практику универсальные продукты для управления финансами организации-заказчика. Пример: универсальная платформа UPE – набор гибких интерфейсов, генератор отчетов и логический конструктор, который позволяет создавать прикладные решения в сфере бюджетирования и управленческой отчётности.
5. Какие бывают трудности составления бюджета с помощью ЦФО – обзор основных трудностей
Бюджетирование на основе ЦФО – мероприятие хлопотное и сложное. Нельзя составить грамотный бюджет за один день. Это длительный процесс, требующий ежедневного внимания и участия квалифицированных сотрудников.
Избежать трудностей поможет привлечение сторонних специалистов на постоянной основе, которые будут ревизовать бюджетную систему с установленной периодичностью. Второй вариант – пройти профессиональное обучение.
Главные трудности при составлении бюджета.
1) Занижение доходов
Финансовые ресурсы компании – величина ограниченная, но если постоянно занижать доходы, возникнет несоответствие в бухгалтерской отчётности.
2) Завышение доходов
Еще более опасная ситуация – завышение доходов. Руководители ЦФО должны понимать, что в этом случае расходная часть потребует поиска дополнительных источников финансирования либо будет также сокращена.
3) Непопадание в бюджет отдельных статей доходов или расходов, о которых забыли
Бывает, что некоторые статьи расходов-доходов, часто на стыке нескольких отделов остаются неучтёнными. Исправить эту ошибку поможет внедрение современной автоматизированной системы бюджетирования. Её использование снижает риск неучтённых расходов почти до нуля.
6. Заключение
Бюджетирование предприятия структурирует его деятельность, повышает прибыли, уменьшает трудозатраты и делает в целом работу сотрудников более эффективной. Крупные компании должны внедрять современные системы финансового учёта в обязательном порядке.
Вопрос к читателям
Какие моменты процесса бюджетирования на предприятии остались для вас неясными? Пишите в комментариях!
Команда журнала «ХитёрБобёр» желает вашему бизнесу успеха и процветания! Ждём ваших комментариев и отзывов. Не забывайте ставить лайки в соцсетях! До новых встреч!
